¿Conviene llevar la nómina dentro de la empresa o contratar una maquila?

Cuando una empresa tiene pocos trabajadores, administrar la nómina internamente puede parecer relativamente sencillo.

Se registran asistencias, faltas, vacaciones, bonos o descuentos, se hace el cálculo, se generan los recibos y se paga.

Pero conforme la empresa crece, también crecen las incidencias, las dudas del personal, los movimientos ante el IMSS, los cambios de salario, las incapacidades, los finiquitos y el tiempo necesario para revisar que todo esté correcto.

Entonces aparece una pregunta muy común:

• ¿Conviene seguir manejando la nómina dentro de la empresa o sería mejor contratar una maquila?

La respuesta no es igual para todos los negocios.

La mejor opción no depende únicamente del número de trabajadores, sino del tiempo, conocimiento y control que requiere el proceso.

Llevar la nómina internamente puede funcionar muy bien

Tener el proceso dentro de la empresa tiene ventajas importantes.

La información está disponible de manera inmediata, existe comunicación directa con las áreas involucradas y cualquier aclaración puede atenderse internamente.

Puede ser una buena alternativa cuando:

• La empresa tiene pocos trabajadores.

Las incidencias son relativamente sencillas.

Existe una persona con conocimientos suficientes de nómina.

Se cuenta con un sistema adecuado.

Hay tiempo para revisar cálculos y movimientos.

Los procesos están documentados.

Existe respaldo cuando la persona responsable se ausenta.

En esas condiciones, llevar la nómina internamente puede funcionar perfectamente.

El problema comienza cuando la nómina se convierte en una tarea adicional para alguien que ya tiene demasiadas responsabilidades.

Cuando RH termina haciendo de todo

En muchas pequeñas y medianas empresas, la misma persona que prepara la nómina también recluta, elabora contratos, controla expedientes, atiende a los trabajadores, revisa vacaciones, gestiona incapacidades y resuelve problemas administrativos.

La nómina simplemente se agrega a la lista.

Y normalmente tiene una característica particular:

• No puede esperar.

Llegó el día de pago y debe quedar lista.

Eso provoca que durante ciertos días todo lo demás se detenga para revisar incidencias, validar datos, corregir diferencias y realizar cálculos.

Aquí aparece uno de los costos que pocas veces se consideran:

• El tiempo.

El verdadero costo de una nómina no está solamente en calcularla, sino en todo el tiempo, conocimiento y seguimiento necesario para hacerla correctamente.

No solamente se trata de sumar percepciones y restar descuentos

Detrás de una nómina existen diferentes procesos.

Dependiendo de la empresa pueden intervenir:

• Sueldos.

Faltas.

Retardos.

Horas extra.

Vacaciones.

Prima vacacional.

Bonos y comisiones.

Incapacidades.

Pensiones alimenticias.

Créditos.

Finiquitos.

Retenciones.

Cuotas de seguridad social.

Movimientos afiliatorios.

Timbrado de recibos.

Por eso una nómina no termina cuando el trabajador recibe su depósito.

Existe todo un proceso administrativo alrededor.

¿Qué es una maquila de nómina?

En términos prácticos, consiste en contratar a un proveedor externo para realizar determinadas actividades relacionadas con el procesamiento de la nómina.

La empresa proporciona la información necesaria:

• Altas.

Bajas.

Incidencias.

Vacaciones.

Bonos.

Faltas.

Incapacidades.

Cambios salariales.

Y el proveedor procesa los cálculos y entrega la información correspondiente de acuerdo con el alcance contratado.

Esto es importante:

Contratar una maquila de nómina no significa entregar el control de tus trabajadores a otra empresa.

La relación laboral continúa siendo entre el patrón y sus trabajadores.

El proveedor apoya con el proceso administrativo que le haya sido contratado.

¿Qué puede ganar una empresa al externalizar la nómina?

Tiempo

Probablemente sea uno de los beneficios más evidentes.

El área administrativa o de Recursos Humanos puede dedicar menos horas al procesamiento operativo y concentrarse en otras actividades.

Especialización

La nómina requiere conocimientos técnicos y actualización constante.

Contar con apoyo especializado puede ser especialmente útil cuando dentro de la empresa no existe una posición dedicada exclusivamente a esta función.

Continuidad

Hay empresas donde prácticamente todo el conocimiento de nómina está concentrado en una sola persona.

¿Qué sucede si sale de vacaciones?

¿Si se incapacita?

¿Si renuncia?

¿Alguien más conoce el proceso?

Una operación demasiado dependiente de una sola persona representa un riesgo administrativo.

Mayor orden en el proceso

Un servicio externo también obliga a ordenar la información.

Fechas de corte.

Formatos de incidencias.